نوشته شده توسط موسسه پرورش ذهن فرزام

مدیریت زمان کسب و کار

محیط کسب و کار امروز را می توان با رقابت شدید و سخت آن توصیف کرد. در هر ثانیه از روز اختراعات

جدیدی صورت می پذیرد و روش های سنتی،طول عمر کوتاه تری پیدا می کنند. خبر تازه امروز، یک خبر

قدیمی در فردا محسوب می شود و کسانی که با تغییرات پیش نروند عقب خواهند ماند. باید از تمام منابع 

موجود خود استفاده نمایید تا با زمان پیش روید، بزرگترین مانع موفقیت در این بازار، زمان است.

با ساعات نامحدود روزانه می توانستیم سرعت کار را به اندازه رضایت بخش پایین بیاوریم. متاسفانه

زمان چیزی است که بشر نمی تواند آن را کنترل کند، به خاطر این شرایط غیر قابل کنترل، باید با زمان

کار کرد، درک محدودیت های حاصل از زمان و منافع مدیریت زمان، کمک می کند با زمان کار کنیم

نه این که در مقابل آن قرار گیریم. روشی که زمان خود را استفاده می کنید تعیین کننده موفقیت فرد است.

با این حال، فلسفه مدیریت زمان از فردی به فرد دیگر متفاوت و مدیریت زمان برای او باید به گونه ای باشد

که با کارش مطابقت داشته باشد.

نوشته شده توسط موسسه پرورش ذهن فرزام

امام صادق(ع) می فرماید: مسلمان را جز سه چیز اصلاح نکند: دین شناسی، شکیبائی در گرفتاری ها و

مدیریت نیکو در زندگی. از جمله ی امام صادق (ع) نتیجه میگیریم که مدیریت نیکو در زندگی، موجب اصلاح

امور و موفقیت می شود. برای این کار باید مدیریت موثر زمان را آموخت.

در این بخش رهنمودهایی ارائه می کنیم که به شما در شروع سفر در مدیریت موثر زمان کمک خواهند کرد.

این رهنمودها مواردی شامل تحلیل روش گذراندن وقت، اولویت بندی فعالیت ها و برنامه ریزی است.

۱_ کار درست را در زمان درست انجام دهید

حتی با مدیریت موثر زمان هم در خواهید یافت که همیشه نمی توان هر کاری را سر وقت انجام داد. اما

کارهایی وجود دارند که باید سر وقت انجام شوند و کارهایی نیز هستند که می توان به تاخیر انداخت.

بر اساس رهنمودهای عمومی مدیریت زمان، یک فهرست اولویت بندی شده از کارها باید تهیه شود، در

سراسر روز کارهایی از فهرست را انجام داده که بیشترین اولویت را دارند.

نوشته شده توسط موسسه پرورش ذهن فرزام

این کار خیلی ساده است و به یک متدلوژی خاص نیاز ندارد در حالی که خیلی از ما کار درست را در

زمان درست انجام نمی دهیم.

انجام کارها براساس اولویت کمک می کند که کارها را خوب مدیریت کنید.

۲_قبل از ترک دفتر فهرست کارهای فردا را مرور کنید

فهرست کار را بررسی نموده، کارهای انجام نشده را تعیین نمایید، کارهای انجام شده را پاک و کارهای

انجام نشده را اولویت بندی کنید.هنگام اولویت بندی موضوعات اصلی، کارهایی که قرار است فردا انجام

شود را مرور کنید. برای مثال، اگر فاز دوم پروژه در دست را آغاز می کنید مستندات تعریف آن فاز را

مطالعه کنید؛ این کار باعث می شود اقداماتی را که برای فاز دوم باید انجام دهید به یاد آورید. اگر با چند نفر

کار می کنید، با آن ها در مورد کار صحبت کرده و مطمئن شوید که هریک می دانند فردا چه کاری

باید انجام دهند.

نوشته شده توسط موسسه پرورش ذهن فرزام

۳_ساعت اوج کاری خود را پیدا کنید

تعیین کنید که در ساعات مختلف روز چه احساسی دارید. این تمام تحقیقی است که نیاز دارید تا بتوانید ساعات

اوج کاری خود را پیدا نمایید؛ ساعاتی که بیشترین انرژی و انگیزش بالا داشته و کاملا متمرکز به کارتان

بوده اید را بشمارید، این ساعات زمانی هستند که در آن باید مشکل ترین کارهایتان را انجام داده، از مزایای

ساعت اوج کاری استفاده کنید.

۴_ازجلسات حداکثر استفاده را ببرید

برای برگزاری جلسه چهار نکته را باید در نظر گرفت، اولین نکته: جلسه را هنگامی برگزار کنید که موضوع

آن اتفاق افتاده باشد.

جلسات دوره ای اغلب نیاز نیست اما اگر این زمان را تخصیص دهید با بحث های مختلف پر می شود،

بنابراین جلسات را بر اساس نیاز نه بر اساس قاعده تشکیل دهید.

دومین رهنمود برای تشکیل جلسه تنظیم دستور جلسه است، دستور جلسه باید هدف جلسه و حوزه بحث را

نشان دهد، حوزه های بحث نیز اولویت بندی شود؛ جلسات ساخت یافته افراد را بر موضوع مورد بررسی

متمرکز می کنند. این کار منجر به جلسات کوتاه تر و پر بارتر شده، توزیع دستور جلسه در زمان مناسبی

پیش از تشکیل جلسه به افراد این امکان را می دهد که خود را برای جلسه آماده کنند، این اقدامات باعث

می شود که جلسات موثرتر و آموزنده تر شوند. سومین رهنمود برای تشکیل جلسات تنظیم دقیق

زمان جلسه است.

نوشته شده توسط موسسه پرورش ذهن فرزام

ساعت تشکیل جلسه تاثیر زیادی بر خروجی جلسه خواهد داشت، برای مثال، اگر می دانید افرادی در جلسه

هستند که تمایل دارند جلسه را بیش از زمان در نظر گرفته شده ادامه دهند، زمان جلسه را برای پیش

از نهار یا برای ساعت پایانی روز تنظیم کنید. این باعث می شود افراد انگیزه بیشتری برای تمرکز و

توجه داشته باشند. نکته چهارم این است که جلسات را در ساعات غیر معمول برگزار کنید اگر با تاخیر

و کندی روبرو می شوید.

۵_کارها را به صورت موثر تفویض کنید

تفویض، زمان بیشتری ایجاد می کند، اما این کار همیشه به سادگی قابل انجام نیست. در حقیقت خیلی از افراد

با تفویض کارها مشکل دارند، این به چند دلیل رخ می دهد.

گاهی اوقات توضیح انجام یک کار به فرد دیگر بیش از انجام کار توسط خود طول می کشد، اما اگر آینده نگر

باشید متوجه می شوید که اگر یک وقت اضافی صرف کنید می توانید در آینده نیز کار موردنظر را

تفویض کنید. دلیل دیگر عدم تفویض کمال گرایی است؛ وقتی تفویض می کنید به افراد اجازه می دهید

که اشتباه کنند.

نوشته شده توسط موسسه پرورش ذهن فرزام

اگر شما تحمل تصحیح اشتباهات را داشته باشید آن گاه افراد بیشتری یاد می گیرند که کار مورد تفویض

را به صورت مناسب انجام دهند. دلیل آخر عدم تفویض، ترس از کاهش قدرت است، این وجه از تفویض

چیزی است که همه ما با آن روبرو خواهیم بود. به چیزی که از تفویض بدست می آورید فکر کنید نه به

چیزی که از دست می دهید. وقتی توانستید بر ترس های خود از تفویض کردن، غلبه کنید باید یاد بگیرید که

چگونه به صورت اثر بخش تفویض نمایید. ابتدا تعیین کنید که چه چیزی باید تفویض شود.

به فهرست اولویت بندی شده کارها نگاه کرده تا در تعیین کارهای نیازمند تفویض کمک کند. سپس افراد

توانا و مشتاق انجام کار برای تفویض را انتخاب کنید. باید توجه داشت، کل  کار تفویض شود. کار

و چیزی که مورد انتظار است را توضیح دهید، قدم بعدی این است که اجازه دهید فرد کار را انجام دهد.

کار را در زمان های از پیش تعیین شده مورد بررسی قرار داده و دائما بالاسر کار نایستید زیرا این مار

فقط عملکرد را کاهش می دهد.

نوشته شده توسط موسسه پرورش ذهن فرزام

۶_میز کار خود را مرتب کنید

فردی که روی میز شلوغ و درهم برهم کار می کند به طور متوسط روزی یک ساعت و نیم دنبال چیزهای

خود روی میز می گردد.

عامل اصلی به هم ریختگی روی میز، کاغذ است، کاغذ ها باید دسته بندی و بایگانی شوند، به دیگر همکاران

مربوط داده شوند یا دور ریخته شوند. نیازی نیست که انبوهی از کاغذ به مدت نامحدود بر روی میز باشد.

بعد از مرتب کردن روی میز به سراغ کشوها بروید، مرتب کردن میز کافی نیست، هر روز آن را تمیز کنید،

مرتب نگه داشتن میز هفت ساعت و نیم به هفته کاری اضافه می کند.

۷_روش ها را مناسب خود تطبیق دهید

توجه به این نکته مهم است که رهنمودهای ارائه شده در این جا کلی هستند، این رهنمودها نقطه شروعی برای

توسعه سیستم مدیریت زمان است، برای مدیریت موفق زمان، باید یک سیستم مدیریت زمان مناسب خود

طراحی کنید.

متن فوق از کتاب مدیریت دقیقه ها در مدرسه نوشته طیبه وردی علائی می باشد، برای تهیه این کتاب می توانید

به فروشگاه سایت مراجعه کنید و یا باشماره ۲۲۳۰۲۰۹۲ تماس حاصل فرمائید.

پرورش ذهن-دقت وتمرکز
رشد اخلاقی کودکان

ذهن فعال

 

 

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

X