نوشته شده توسط موسسه پرورش ذهن فرزام

نکات سودمند برای بهبود کیفیت وقت

۱ _ از مزاحمت ها جلوگیری کنید

همواره پذیرای بازدید کنندگان نباشید، بازدید کنندگان می توانند موجب به هم ریختگی شده و در نهایت منجر

به کاهش بهره وری گردد. با بستن در اتاق یا حذف ارتباط بصری می توانید به بازدید کننده بفهمانید که شما

مشغول هستنید؛ هر روشی که به کار می برید به خاطر بسپارید که نباید هر بازدیدی را بپذیرید. راه دیگر

برای کاهش مزاحمت ها جواب ندادن به تلفن است، تماس های تلفنی می توانند خیلی وقت گیر باشند. تماس های

تلفنی قطار افکار را از حرکت باز داشته، شما را متعهد به انجام کارهایی کنند که آمادگی آن ها را ندارید.

از خاموش کردن زنگ تلفن نترسید، وقتی کارتان تمام شد پیغام های دریافتی را چک کنید.

۲ _ کارهای روزانه خود را کنترل کنید

کارهایی را که نیاز دارید انجام دهید می دانید، آن ها را در فهرست کارها یادداشت کنید. کارهای فهرست را

اولویت بندی کرده و با انجام این عمل، شما می توانید روز خود را کنترل کنید. شما ابزاری دارید که

می توانید از کارهای غیر ضروری جلوگیری کنید یا کارهای جدید را اولویت بندی کنید.

نوشته شده توسط موسسه پرورش ذهن فرزام

پیروی از این رهنمودها این تضمین را به دنبال دارد که ابتدا مهم ترین فعالیت ها را انجام می دهید.

هم چنین می دانید که چه فعالیت هایی را انجام نداده و می توانید آن ها را به فهرست کارهای فردا اضافه کنید.

۳_ بر بهره ور بودن تاکید کنید نه مشغول بودن

تمرکز بر بهره وری، کیفیت کار و عملکرد را افزایش می دهد. تهیه یک فهرست اولویت بندی شده از کارها

به شما کمک می کند که بهره ور باشید. تمرکز بر انجام مهم ترین کارها در ابتدا، به شما کمک می کند که

کار بیشتری انجام دهید و آن ها را سر وقت انجام دهید.

۴ _ سرعت خود را تنظیم کنید

نوشته شده توسط موسسه پرورش ذهن فرزام

مهم است که خود را برای میزان ساعاتی که کار می کنید تنظیم کنید. از خود بپرسید که با سرعتی که کار

می کنید می توانید ادامه دهید. خود را با تعداد ساعات زیاد کار خسته نکنید. مدیری موثر زمان باید این امکان

را فراهم آورد که بتوانید کارهای مورد نیاز را انجام دهید بدون این که نیاز باشد تعداد ساعات زیادی را در

دوره زمانی بزرگتر مشغول باشید.

مدیریت زمان شخصی

مدیریت زمان شخصی بخش قابل ملاحظه ای از زمان روزانه را صرف می کند؛ مهارت های مدیریت زمان

شخصی در عمل دارای اشکالاتی هستند. اولویت بندی اهداف شخصی می تواند خیلی مشکل باشد زیرا باید

نسبت به فعالیت های اولویت دار، در دسته دوم از اهمیت قرار گیرند.

این بخش کمک می کند که اهداف شخصی خود را اولیت بندی کنید به طوری که در برنامه قرار گیرند.

نوشته شده توسط موسسه پرورش ذهن فرزام

۱ _ فقط بگو”نه”

در زندگی شخصی خود معمولا با گفتن کلمه نه “نه” مشکل داریم. این موضوع موجب بیشتر تناقضات در

وقت افراد می شود؛ به خاطر اکراه طبیعی در گفتن نه، اغلب احساس تعهد نسبت به دوستان و خانواده خود

داریم. آموزش به خود در استفاده از ابزار ارزشمند “نه گفتن” درتشخیص اهمیت اولویت های شخصی

ضروری است.

چندین روش برای نه گفتن به صورت غیر مستقیم وجود دارد به طوری که دوستان و خانواده خود را نرنجانید.

یک ذهن خلاق معمولا قادر خواهد بود از شرایطی که با اولویت موجود وی تناقض دارند خلاصی یابد.

اما عذر و بهانه همیشه ضروری نیست . اشکالی ندارد که با افراد رو راست بود و واقعیت را گفت.

به افرادی که تقاضای اختصاص وقت را از شما دارند بگویید که شما مسئولیت هایی به عهده دارید که

امکان برآوردن تقاضای آن ها را فراهم نمی آورد و به چه سادگی روش مستقیم پذیرفته می شود.

۲_ هدف گذاری کنید

نوشته شده توسط موسسه پرورش ذهن فرزام

وقتی بتوانید به صورت موثرتر “نه” بگویید، وقت بیشتری برای تخصیص در دست یابی به اهداف شخصی خود

دارید. اهداف، حوزه خیلی مهمی از مدیریت زمان شخصی بوده وکمک می کنند که از طریق ایجاد کار و

اجازه تمرکز بر تلاش هایمان، زندگی خود را سازماندهی کنیم. هنگام هدف گذاری خیلی مهم است آن ها را

واقعی و قابل دستیابی تعریف کنیم؛ با تنظیم آن از پیش، به خود اجازه می دهید که یک مسیر استراتژیک

به سمت دستیابی به اهداف را برنامه ریزی کنید.

اهدافی تعریف کنید که به سادگی قابل دستیابی باشند، وقتی به اهداف تعریف شده رسیدید، برای هدفی که

مشکل تر است اقدام کنید. این فرآیند را ادامه دهید تا اینجا که احساس کنید که اهداف شما نه آسان و نه دور

از دسترس هستند.  این فرآیند کند است اما به شما کمک می کند که یاد بگیرید چگونه به صورت موفقیت

آمیز به اهداف خود دست یابید.

نباید انتظار داشته باشید که تمام انتظاراتتان یک شبه برآورده شوند چرا که یک فرآیند تدریجی است.

نوشته شده توسط موسسه پرورش ذهن فرزام

۳_ اهداف را اولویت بندی کنید

وقتی اهداف خود را تنظیم کردید، باید آن ها را اولویت بندی کنید. وقت گذاشتن و اولویت بندی اهداف در

مدیریت زمان، موثر و حیاتی است. پس اهداف را به صورت روشن تعریف کنید و مشخص کنید که آن ها

چه هستند و چه اهمیتی دارند؛ اهدافی که اهمیت کم دارند می توانند به تعویق بیفتند. اجازه دهید اقلامی که

به توجه بیشتر نیاز دارند  ابتدا انجام شوند.

شما می توانید یک فهرست از کارهایی که باید انجام دهید تهیه کنید و به هر یک از اقلام به نسبت اهمیت

عددی اختصاص دهید.

یا این که فهرستی از اهداف اولویت بندی شده تهیه کنید. «پیتر دراکر» می گوید که «انجام دادن کارهای 

درست مهم تر از انجام درست کارهاست».

اقتصاد دان ایتالیایی، ویلفردو پارو»، قانونی در اولویت بندی دارد؛ قانون پارتو می گوید که تقریبا ۸۰ درصد

نتیجه مورد نظر از بیست درصد تلاش هایی حاصل می شود که انجام می دهیم. برای این که کارهای خود

را به صورت موثر اولویت بندی کنید، باید بیست درصد مهم را جدا کنید.

نوشته شده توسط موسسه پرورش ذهن فرزام

وقتی کارهای مهم تعیین شدند شما می توانید بر اقداماتی تمرکز کنید که بیشترین نتیجه مورد نظر را حاصل

می کنند.

هنگام تحلیل چگونگی گذراندن اوقات خود متوجه خواهید شد که خیلی از اوقات، صرف کارهای کوچک و

ناچیز می شود. به همین دلیل توان شما صرف حوزه های اصلی و حیاتی که نیازمند تلاش بیشتر هستند

نمی شود.

قانون پارتو را برای اولویت بندی به کار ببرید و خواهید دید که زمان و اهداف تحقق یافته بیشتر خواهند شد.

نوشته شده توسط موسسه پرورش ذهن فرزام

۴_ تعلل نکنید

وقتی زمان مناسب صرف هدف گذاری و اولویت بندی صورت گرفت، می توان کارهای مورد نیاز هر روز

را تعیین نمود.

اگر کارها را در زمان موعد آن ها انجام ندهید غیر موثر عمل شده؛ تعلل چیزی است که اکثر ما با آن درگیر

هستیم.

اغلب نمی توانیم به کل نتیجه مورد نظر دست یابیم زیرا به خاطر تعلل، استرس به ما چیره می شود. با تعداد

زیادی از کارهای انباشته شده بر روی هم، سخت است که در انجام کارها تعلل نکنیم؛ خصوصا برای

کارهای بزرگتر که به زمان بیشتر از آنچه که شما نیاز دارید نیاز دارند.

وقتی با کار بزرگی روبرو می شوید آن را به بخش های کوچکتر تقسیم نمایید، چرا که این امکان را فراهم

می آورد تا اجزاء کوچکتر بدون اضطراب انجام شود. به زودی در خواهید یافت که با انجام کارهای تقسیم شده

کل کار بزرگ انجام شده است.

نوشته شده توسط موسسه پرورش ذهن فرزام

۵_ کمال گرایی را تعدیل کنید

وقتی هدف گذاری و اولویت بندی کردید، باید از چندین مسئله فرعی که بروز می کنند جلوگیری شود. یکی از

این مسائل تمایل شخص به کمال گرا بودن است.

این نوع رویکرد می تواند تاثیر زیادی برمدیریت زمان شخصی داشته باشد. توجه غیر ضروری به جزئیات

باعث می شود که دیگر کارها را به تاخیر بیاندازید. ناتوانی در پاداش دادن به خودمان برای کارهایی که

انجام داده ایم مسئله دیگری است که با آن روبرو هستیم. وقتی کاری را انجام دادید، شما باید به خود پاداش دهید.

پاداش دادن به خود راهی برای ایجاد تعادل بین کار و تفریح است. اگر بتوانیم یاد بگیریم که بین کار و

تفریح تعادلی برقرار کنیم زندگی سالم تر و شاد تری خواهیم داشت.

۶_ کارهای خانه را مدیریت کنید

هر خانه تعداد زیادی کارهای متفاوت دارد که باید انجام شوند، این مسئولیت ها می توانند بار زیادی بر ما وارد کنند، با تعداد

بسیاری از اولویت ها در زندگی پیچیده امروزی، بیشتر مردم نمی توانند وقت اضافه برای انجام کارهای خانه پیدا کنند.

از آن جایی که خود نمی توانید همه این کارها را انجام دهید، اگر امکان داشته باشد آن ها را به فرزندانتان تفویض کنید

و یا برنامه ریزی صحیحی برای انجام آن در نظر بگیرید.

نوشته شده توسط موسسه پرورش ذهن فرزام

۷_ وقت گذاشتن برای همسر

زندگی شخصی شامل چندین حوزه متفاوت است که باید در نظر بگیریم. یکی از این حوزه ها وقتی است که با

همسر خود می گذرانیم. این وجهی حیاتی از مدیریت زمان ماست زیرا خیلی از احساسات ما آن را دیکته

می کنند. افرادی که وقت کافی برای همسرانشان تخصیص نمی دهند به خاطر دلایلی روابط خود را پرتنش

در می یابند، که می شد از آن ها جلوگیری کرد. اغلب همسر خود را در انتهای فهرست اولویت قرار

می دهیم زیرا عادت کرده ایم فرض کنیم که به دلیل برنامه فشرده کاری، همسر ما عذر ما را می پذیرد.

روش هایی برای افزایش مدت زمان بودن با همسر را اتخاذ نمایید برای مثال زمان هایی را برای تنها بودن

با وی تخصیص دهید و با هم برای تماشای فیلم یا صرف شام بیرون بروید؛ روش دیگر، رفتن به خرید

با یکدیگر است.

۸_ وقت گذاشتن برای فرزندان

فرزند صالح را با هیچ ثروتی نمی توان معاوضه کرد. شاید شما از ثروت برخوردار نباشید؛ اما اگر فرزندان

صالح و شایسته ای دارید، قدر آن ها را بدانید، آن ها را دوست بدارید، تا لذت وجود آنان را درک کنید.

همه قبول دارند که قرار دادن فرزندان در اولویت های بالا همیشه ساده نیست.

فرزندان وقت قابل ملاحظه ای از افراد می گیرند و لازم است که دیگر اولویت ها را همراه با این موضوع

برنامه ریزی نمود.

نوشته شده توسط موسسه پرورش ذهن فرزام

می توانیم وقت خود را با فرزندان بگذرانیم در حالی که به اتفاق آن ها کارهای خانه را انجام می دهیم.

بچه ها از مسئولیت لذت می برند و قادرند برخی کارهای خانه را انجام دهند. خیلی از مسئولیت های داخل و

خارج از خانه وجود دارد که شما به عنوان یک خانواده می توانید آن ها را با هم انجام دهید و با هم بودن را

تجربه کنید.

انجام برخی از کارهای خانه توسط فرزندان، استرس را کاهش می دهد، تفویض مسئولیت به فرزندان در

سنین کودکی برای آن ها سودمند بوده و مهارت های مدیریتی آن ها را برای سال های بعد افزایش می دهد.

نقش شما به عنوان یکی از والدین فرزندان، فشار روحی و جسمی در مراقبت از آن ها را به دنبال

دارد. شما باید به اتفاق فرزندان به گونه ای برنامه ریزی کنید که این زمان ها به حداقل برسند؛ می توانید

به فرزندان خود توضیح دهید که باید کارها و برنامه هایی را انجام دهید و انجام ندادن آن ها باعث می شود

که به اهداف خود نرسید، فرزندان خیلی اهمیت دارند ولی باید به حجم دیگر کارها و مسئولیت ها توجه

داشته باشید.

نوشته شده توسط موسسه پرورش ذهن فرزام

۹_ مدیریت میز کار

آخرین و مهم ترین وجه مدیریت زمان شخصی که مورد بحث قرار می گیرد مدیریت امور دفتری شخصی است.

میز کار مهم ترین چیزی است که همواره باید روزآمد نگاه داشته شود.

برای موفق بودن، این موضوع باید جزو اولویت های بالای شما قرار گیرد. بدین منظور ابتدا باید میز خود را

سازمان دهی کنید.

با داشتن یک میز مرتب و تمیز شما می توانید بهتر، کارهای انجام نشده خود را پیدا کنید. وقتی کاغذ ها مرتب

شده باشند می توان کارهای مربوط به آن ها را به بخش های کوچکتر تقسیم کرده و جداگانه هر یک را

انجام داد. روشی که اتاق خود کار خود را بر اساس نیازها ترتیب می دهید کلید خبره شدن در انجام

کارهایتان است. حتی اگر نیازهای شما در پایین ترین حد لازم باشند، اقلام خاصی وجود دارند که به موفقیت

شما کمک می کنند. اول باید بدانید  که به چه مقدار فضا برای بایگانی و ذخیره احتیاج دارید.

نوشته شده توسط موسسه پرورش ذهن فرزام

نباید اسناد و مدارک را روی هم بر روی میز انباشته کنید چرا که باعث می شود نتوانید به کارهای مالی و

دفتری خود در زمان لازم بپردازید. از میزهای دارای چند کشو و فایل های بایگانی می توان استفاده کرد.

متخصصین اعتقاد دارند باید از یک صندلی مناسب استفاده شود، نوع صندلی انتخابی باید به گونه ای باشد که

به شکل مناسب در آن جای گیرید، یک صندلی خوب طراحی شده، باید قابلیت تنظیم داشته باشد به گونه ای 

که با اندام شما تطابق یابد و این امکان را فراهم آورد که هنگام کار کردن موقعیت راحتی داشته باشید،

پس از تنظیم، باید پشتتان را نگه دارد و فشار وارده بر شانه ها، گردن و دست ها را کاهش دهد.

مطمئنا در این شرایط شما بهتر می توانید برکار خود تمرکز کنید. بیشتر ما به میزان روشنایی اطراف خود

توجه نمیکنیم.

روشنایی مناسب، کارایی را بالا می برد، سطح متفاوتی از روشنایی برای کارهای متفاوت لازم است.

هنگام خواندن مدارک  نامه ها نور باید به قدر کافی باشد تا به چشمان خود فشار وارد نکنید، اما هنگام کار

با کامپیوتر نور باید به قدری باشد که انعکاس ها و درخشندگی ها به حداقل برسند. ابزار غیر فنی زیادی

وجود دارند که می توانید در زندگی شخصی از آن ها استفاده نمایید؛ از یک تقویم دیواری با جدول بندی

درست استفاده کنید، بدین شکل می توانید کل روزهای ماه را ببینید. حتما دفترچه تلفن داشته باشید،

از نرم افزارهای کامپیوتری نیز می توانید استفاده کنید.

متن فوق از کتاب مدیریت دقیقه ها در مدرسه نوشته طیبه وردی علائی می باشد، برای تهیه این کتاب می توانید

به فروشگاه سایت مراجعه کنید و یا باشماره ۲۲۳۰۲۰۹۲ تماس حاصل فرمائید.

پرورش ذهن-دقت وتمرکز
رشد اخلاقی کودکان

ذهن فعال

 

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

X